Was muss passieren, damit das Anmeldetool ein Erfolg wird?
Die Erfahrung mit 3 Jahren Anmelde-Tool.
Einleitung
In der Entwicklung seit Dezember 2021 hat sich das Anmelde-Tool enorm gewandelt. Sobald die Fahrt beendet war, wurden die neuesten Erkenntnisse gesammelt und eingebaut. Darüber hinaus wurde das Anmeldetool insgesamt viermal quasi neu entwickelt. So wurde das Anmeldetool über die Zeit immer komplexer. Große Änderungen waren z.B. die mobile Unterstützung oder die tiefe Integration in den DPV-Account. Nach der äußerst erfolgreichen Anmeldung für VIA24 sind wieder dutzende neue Probleme und Ideen aufgetaucht, sodass wieder einige Hundert Arbeitsstunden notwendig sind und alles umzusetzen ist. Dazu gibt es noch weitere Probleme, die nicht direkt mit der Anwendung zu tun haben. In diesem Text möchte ich darstellen, wie sich dieser endlose Kreislauf in den Griff bekommen lässt und welche Probleme das Anmeldetool blockieren.
Ursprüngliche Motivation
Der Anmeldeprozess bei den Pfadfindern erfordert immer viel Arbeit. Je größer und komplexer die Veranstaltung, desto mehr Aufwand ist nötig, um die Anmeldung zu verwalten.
E-Mail Anmeldungen sind oft unpräzise und bieten wenig Transparenz für das Planungsteam oder den Anmeldenden. Das erzeugt viel Frust und viele Kommunikationsprobleme, die vermieden werden können. Wenn dann noch die Zahlungen, die Anreise oder die Verteilung der Dienste mit dazukommen, ist eine Person, die die E-Mails in eine Excel einträgt, oft am Limit der Belastung.
Dazu ist ein E-Mail/Excel Prozess in keiner Weise mit dem Datenschutz vereinbar.
Das Anmelde-Tool soll also dem Veranstalter helfen, eine bessere Übersicht zu haben und den Anmelder dazu bringen, eine präzise Meldung zu machen.
Der eigentliche Schatz des Anmeldetools sind allerdings die Folgeprozesse. Weil die Daten strukturiert abgespeichert werden, können sie danach für viele weitere Dinge verwendet werden. Einige Beispiele:
- Vorausgefüllte Zuschlusslisten
- Erstellungen von Rechnungen
- Präzisere Essensmengen Planung
- Keine Missverständnisse mehr
- Datenschutz Kompatible Verteilung der Daten an das Planungsteam und an die Organisationen
Natürlich gibt es auch Vorteile für den Anmelder:
- Volle Transparenz für die aktuellen Anmeldedaten
- Nachträgliche Änderungen möglich (ohne E-Mail Kommunikation)
- Aufteilung des Anmeldeprozesses auf mehrere Personen
- Standardisierung über mehrere Lager hinweg
- Änderungen noch weit nach Anmeldeschluss möglich.
Paradox Datenschutz
Eine Anmeldung mit Excel und E-Mail widerspricht allen Grundsätzen von Datenschutz. Oft landen die Teilnehmerlisten sogar in Cloud Ordner und dutzende Personen haben unbegrenzten Zugriff. Das Löschen der Daten kann sowieso nicht ermöglicht werden, weil sich Excellistel schnell und ohne Beschränkung duplizieren lassen. Oft liegen diese Excellisten unverschlüsselt in E-Mail-Postfächern herum und sind dort über die Suchalgorithmen noch lange durchsuchbar. Dazu müsste es natürlich bei jeder Excel Anmeldung eine Datenschutzerklärung geben. Ich habe sowas noch nie gesehen.
Das Anmeldetool bietet zumindest theoretisch schon mal alles, was Datenschutz braucht. Es gibt eine zentrale Datenquelle und ein feingranuläres Rechtesystem. Jeder sieht nur das, was er/sie braucht und Excel-Exporte werden möglichst verboten. Dazu gibt es persönliche Logins und jeder einzelne Datenzugriff wird exakt protokolliert. Das Anonymisieren von Daten erfolgt global und beruht nicht auf manuellen Prozessen.
Probleme bei Dauerprojekte bei Pfadfindern
Typischerweise sind Projekte bei den Pfadfindern kurz (1-2 Jahre) und werden von Einzelpersonen vorangetrieben. Komplexe digitale Projekte wie das Anmeldetool sind aber oft zu groß für Einzelpersonen und brauchen dazu spezielle Kenntnisse über die verwendeten Technologien. Der Arbeitsaufwand ist enorm und deswegen lassen sich nicht viele Freiwillige finden, die diese Projekte umsetzen. Um dies möglich zu machen, braucht es eine stabile Projekt-Struktur, um solche Projekte über Generationen betreiben zu können. Neben den technischen Aufgaben fallen aber auch noch Verwaltungsarbeit an, sowieso Werbung, Ausbildung und Konzeption. Beim Anmeldetool wurde die Arbeit über Jahre von wenigen Personen erledigt, die darin hunderte Stunden jährlich investiert hatten. Solch ein Arbeitsaufwand ist dauerhaft nicht leistbar, was also zu mehr Arbeitsteilung führen muss.
Auf der anderen Seite: Wollen wir solche Projekte bei den Pfadfindern überhaupt? Wir alle sind bei den Pfadfindern um zu lernen und Fehler dürfen auch von jeder Generation neu gemacht werden. Warum sollten die Älteren den Jüngeren vorschreiben, wie die Anmelde-Prozesse zu sein haben? Diese Art der Professionalität gehört vielleicht gar nicht zu den Pfadfindern und Datenschutz war uns bisher auch immer egal.
Kaum Wille zur Standardisierung
Digitale Transformation bedeutet, dass wir zeitaufwendig manuelle Prozesse digital durchführen. Leider sind die manuellen Prozesse aber nicht in jedem Stamm gleich, ganz im Gegenteil. Manche Jugendämter wollen auf den Zuschusslisten den Beruf, andere das Geburtsdatum, manchmal heißt der Führer der Sippe Sippenführer, manchmal Truppführer, manchmal Sippenleiter oder noch ganz anders.
Niemand ist bereit, zum Wohle der Einfachheit auf seinen eigenen Prozess zu verzichten. Das führte zu extrem komplexen Lösungen, die das Anmeldetool unnötig kompliziert gemacht haben und damit auch einen Großteil der Arbeit ausgemacht haben. Dabei ging es auch um Internetadressen, E-Mail Adressen, Farbschema, Logos, Genderarten.
Oft kam es nicht zu Kompromissen, sodass die Programmierer den Prozess unnötig komplex machen mussten und viel Zeit in Speziallösungen investieren mussten.
Dieser Wille fehlt auch bei den Lagerleitungen und es braucht oft viel Überzeugungsarbeit, um Kompromisse zu finden.
Ein erfolgreiches Anmeldetool braucht also einen schmalen, einfachen Prozess, der von allen Organisationen akzeptiert wird.
Betrieb wird unterschätzt
Damit eine so komplexe Software einfach nur so läuft wie gestern, sind regelmäßige Arbeiten von Spezialisten notwendig. Die Anwendung muss mal neu gestartet werden oder ein Sicherheitszertifikat muss verlängert werden, manchmal muss ein Stamm umbenannt werden oder eine Person hat sein Passwort vergessen. Es gibt Gesetzesänderungen, eine Sicherheitslücke wurde gefunden, die Serverkosten haben sich erhöht oder es muss ganz einfach ein Fehler behoben werden.
Bei einer gut genutzten Anwendung gibt es jede Woche neue Aufgaben und diese notwendigen Tätigkeiten machen natürlich keinen Spaß und rauben sehr viel Zeit. Für die Usern ist diese Arbeit unsichtbar. Die Arbeit auf mehrere Schultern zu verteilen ist allerdings auch nicht einfach. Denn das Anmelde-Tool mit der Komplexität hat auch ein hartes und langwieriges Onboarding. Betrieb schreckt Personen offenkundig ab. Betrieb ist enorm zeitintensiv, die Arbeit ist nicht besonders motivierend und das einzig ist schwierig.
Um das Problem zu lösen, müssten mehr Hauptamtliche Personen in den Betrieb involviert werden, die eine hohe Verfügbarkeit haben oder es müsste vielleicht sogar eine Person für einige Stunden je Woche angestellt werden, um die notwendigen Dinge zu erledigen.
Resümee
Mit dem Anmeldetool wurden dutzende Fahrten und Lager mehr oder weniger reibungslos durchgeführt. Besonders hervorzuheben ist VIA24. Dort hat das Tool reibungslos funktioniert und hunderte Menschen haben tausende Personen angemeldet, ohne dass das Anmelde-Team viel Arbeit hatte.
Natürlich hat sich das Tool vom Beginn im Jahr 2021 bis 2024 stetig weiterentwickelt und wir sind stetig besser und stabiler geworden, aber leider auch komplexer. So komplex, dass das Tool in dem Zustand nicht weiterentwickelt werden kann. Die Bug- und Feature-Liste ist lang und die Entwickler sind entweder ausgebrannt oder mit der Wartung mehr als genug beschäftigt. Aber ohne eine kontinuierliche Weiterentwicklung ist jedes Software Projekt zum Scheitern verurteilt. Ich denke, wir alle haben viel darüber gelernt, wie der Anmeldeprozess bei uns Pfadfindern abläuft und vielleicht findet sich in Zukunft ein fleißiges Team von jungen Software Entwicklern, die dann ihr eigenes Anmelde Tool bauen. Alternativ könnten die Organisationen eine Digitalstrategie entwerfen und Ressourcen bündeln. Im Anhang sind noch ein paar Listen mit Erkenntnissen und Bugs.