Wie plant man eigentlich ein Geländespiel für 700 Pfadfinder*innen?

Ein Einblick in das Programm-Team der DPV-Sippenaktion 2019

Nächstes Jahr vom 29. Mai bis zum 2. Juni findet das nächste große Sippenspiel des DPVs statt. Don Oro der mächtige Großgrundbesitzer aus dem Wilden Westen hat 700 Pfadfinder*innen nach Hameln Creek eingeladen um mit ihm gemeinsam die riesigen Goldvorkommen zu schürfen, die er durch Zufall auf seinem Land entdeckt hat. Er verspricht allen Siedler*innen Reichtum, aber auch gemütliche Abende im Saloon bei Glücksspiel und Musik. Auf die Pfadfinder*innen warten sieben Geländespiele welche zusammen fast 20 Stunden dauern, dazu wird es die gesamten  fünf Tage ein lebendiges und aufregendes Leben im Wilden Westen mit viel Abwechslung geben. Sipplinge für solch eine Aktion zu begeistern sollte einfach sein, aber wer plant freiwillig das Programm und wie läuft so eine Planungsphase ab?

Alles begann mit der Qual der Wahl des Lagerthemas. Dazu trafen sich die Lagerleitung und einige Freiwillige mehr als eineinhalb Jahre vor dem Lager das erste Mal für ein Wochenende. Verschiedenste Vorschläge wurden diskutiert und am Ende stand das Lagerthema und die ersten Rahmenbedingungen: Don Oro lädt ein.

In den nächsten Monaten wurden durch verschiedene Aufrufe und Gespräche mehrere Personen gewonnen im Planungsteam mitzuwirken. Im Frühjahr 2018 wurden dann in einer Telefonkonferenz die festen Planungsteams bestimmt. Wir konnten zwischen Programm, Öffentlichkeitsarbeit und Logistik wählen. Für Lagerleitung, Küche und Finanzen wurden bereits genügend tatkräftige Planer gefunden. Der erste grobe Ablaufplan wurde vorgestellt und weitere Rahmenbedingungen wurden bekannt gegeben, sodass die Teams ihre Arbeit aufnehmen konnten. Das Programm-Team bestand aus ungefähr 10 Personen aus vier verschiedenen Bünden.

Die eigentliche Planung des Programms konnte beginnen. Um alle Ideen zentral zu sammeln wurde ein Cloud-Textdokument erstellt in dem jeder seine Ideen hineinschreiben konnte. Nach und nach sammelten wir wertvolle Ideen und in unseren monatlichen Skype-Gesprächen versuchten wir einen roten Faden zu finden. So wuchs unser Dokument bis zum Spätsommer auf über 25 Seiten mit Ideen, Vorschlägen, Listen und Geschichten. Der Aufruf der Lagerleitung auf dem Sommerlager in Italien brachte uns neue wertvolle Verstärkung, sodass wir unsere mittlerweile 25 Personen auf 12 Sub-Teams aufteilen konnten, die sich deutlich einfacher abstimmen und treffen konnten. 

Ende Oktober gab es dann zum ersten Mal für das Programm-Team ein Aufeinandertreffen mit den anderen Planungsteams. Programm, Küche, Finanzen, Öffentlichkeitsarbeit und Logistik hatten bisher selbstständig gearbeitet und konnten sich nun bei strittigen Punkte auf eine gemeinsame Linie einigen. Obwohl sehr unterschiedliche Stämme und Bünde anwesend waren wurden alle Entscheidungen einvernehmlich in einer gewinnbringenden Diskussion getroffen. Alle Rahmenbedingungen wurden festgelegt, offene Aufgaben wurden verteilt, das Budget wurde eingeteilt und das Team konnte sich persönlich besser kennenlernen. Ein rundum gelungenes Planungswochenende.

Um aus den unzähligen Ideen und Handlungssträngen die sich über die Monate gesammelt hatten eine spannende und realisierbare Geschichte zu entwerfen, trifft sich das Programm-Team im Dezember am Lagerplatz in Hameln. Ab dem Zeitpunkt können die 12 Sub-Teams endlich an die aufregende Arbeit gehen und ihre Spiele bis ins kleinste Detail ausarbeiten, damit Anfang Juni nach tausenden Planungsstunden alles wie geplant funktionieren kann.

Natürlich sind wir auch weiterhin auf der Suche nach tatkräftigen Mitstreitern um die DPV-Sippenaktion für uns alle unvergesslich zu machen.